Cuando gestionamos proyectos de cooperación nacional o internacional es fundamental entender la diferencia entre costos directos e indirectos. Esta distinción no solo afecta la planificación y ejecución del proyecto, sino también su evaluación financiera y la justificación ante financiadores.  

En este artículo, exploraremos qué son los costos directos e indirectos, cómo justificar los indirectos y cómo algunos de estos pueden convertirse en directos. 

¿Qué son los Costos Directos? 

Los costos directos son aquellos que se pueden asociar específicamente y exclusivamente a un proyecto, actividad o producto en particular. Son fácilmente identificables y cuantificables, y su relación con el proyecto es clara y directa. Algunos ejemplos comunes de costos directos incluyen: 

• Equipo de trabajo directo: Salarios de las personas que trabajan directamente en el proyecto, ya sea tiempo total o parcial. 
• Materiales directos: Materias primas o componentes que se utilizan directamente en la producción de un bien o en la realización de un servicio, por ejemplo materiales de comunicaciones, diseños, capacitaciones, sitios web, entre otros.  
• Equipo y maquinaria: Herramientas o maquinaria específica necesaria para el proyecto, por ejemplo, computadores. 
• Software especializado: Para un proyecto de desarrollo de software, la compra de licencias específicas para el proyecto es un costo directo. 
• Viajes: los viajes locales, nacionales e internacionales que son necesarios para el desarrollo del proyecto. 

¿Qué son los Costos Indirectos? 

Por otro lado, Los costos indirectos son aquellos que no se pueden asociar directamente con un solo proyecto o actividad. Estos costos benefician a múltiples proyectos y son necesarios para el funcionamiento general de la organización. Ejemplos de costos indirectos incluyen: 

• Gastos generales: Alquiler de oficinas, servicios públicos (agua, electricidad), y mantenimiento. 
• Salarios del personal administrativo: Salarios de personal gerencial, administrativo y otros empleados que no están directamente involucrados en el proyecto. 
• Equipos y suministros de oficina: Impresoras, papel, y otros materiales de oficina utilizados en múltiples proyectos. 

¿Cómo Justificar los Costos Indirectos ante un financiador o donante? 

Hablemos primero del objetivo estratégico de los costos indirectos. Los financiadores deben cubrir los costos indirectos pues son esenciales para mantener la infraestructura y la capacidad operativa de una organización. Además, permite que se invierta en recursos y procesos que mejoren la calidad y eficiencia de sus proyectos. Esto incluye la capacitación del personal, el mantenimiento de sistemas de gestión de proyectos y la implementación de mejores prácticas.  

Para los financiadores, invertir en costos indirectos asegura que las organizaciones receptoras de los recursos puedan realizar auditorías, cumplir regulaciones y reportar eficazmente el uso de sus recursos y a los entes de control. Esto aumenta la transparencia y la confianza entre la organización y sus financiadores, y permiten que la organización sea más flexible y pueda adaptarse rápidamente a cambios del entorno.  

Para las organizaciones ejecutoras, cubrir los costos indirectos ayuda a construir una base sólida para el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo. Esto significa que los programas y proyectos financiados pueden tener un impacto duradero y continuo.  

En resumen, financiar los costos indirectos no solo es una práctica justa y necesaria, sino que también fortalece la capacidad de las organizaciones para lograr sus objetivos y generar un impacto positivo y sostenible. 

Ahora, en cuanto a su justificación financiera y administrativa, es fundamental leer los requerimientos o la filosofía alrededor de este tema. Hay algunos donantes que no financian costos indirectos y lo mencionan en todos sus documentos. Hay otros donantes, que si los financian y además, dicen explícitamente cual es el porcentaje que financian y por qué. Hay otros, como por ejemplo USAID, que negocian un % de costos indirectos (NICRA – Negotiated Indirect Cost Rate), especialmente con sus beneficiarios más grandes y recurrentes. 

Es importante tener en cuenta que, si el financiador no financia costos indirectos, este puede ser uno de los criterios de descarte de la oportunidad o se deben llevar el máximo de costos posibles a costos directos (ver más abajo como). 

Tendencia 

Los financiadores más vanguardistas están generando una gran tendencia alrededor de este tema. Por ejemplo, la Fundación Ford, desde 2023, incrementó sus costos indirectos a 25% o más (fuente: Increasing our indirect cost commitment – Ford Foundation). El Gobierno de los Estados Unidos ha realizado una actualización importante que afecta a las organizaciones sin fines de lucro que reciben fondos federales. A partir del 1 de octubre de 2024, la tasa de costos indirectos aumentará del 10% al 15% de los costos directos totales. Esta modificación permitirá una recuperación más razonable y realista de los costos indirectos, especialmente para organizaciones nuevas o con poca experiencia que no tienen la capacidad de negociar formalmente una tasa de costos indirectos (National Council of Nonprofits) (National Council of Nonprofits). 

Palancas de negociación: Cómo Convertir un Costo Indirecto en Directo 

Lo primero que cualquier organización debe hacer, es saber cuál es su tasa real de costos indirectos y en cualquier propuesta, dejar por escrito que cubre el porcentaje (%) de costos indirectos y que no. En este enlace se explica como calcularlo – https://www.usaid.gov/partner-with-us/resources-for-partners/indirect-cost-rate-guide-non-profit-organizations 

En algunos casos, es posible reclasificar un costo que tradicionalmente se considera indirecto como un costo directo. Esto puede facilitar la justificación ante financiadores, mejorar la gestión del proyecto y asegurar que el costo indirecto cumpla su propósito de cubrir costos de la organización y no del proyecto. Aquí hay algunos ejemplos de cómo hacerlo: 

• Asignación proporcional o prorrata: Distribuir los costos indirectos en función del uso o beneficio recibido por cada proyecto. Por ejemplo, el alquiler de la oficina puede dividirse según el espacio ocupado por cada proyecto, lo mismo se puede hacer con el servicio de internet y otros servicios públicos. Este proceso también se conoce como el “direct allocation method” a través del cual se define una unidad de medida que sea razonable. 
• Asignación Específica: Si un costo indirecto puede ser rastreado y asignado directamente a un proyecto específico, puede convertirse en un costo directo. Por ejemplo, si se puede demostrar que ciertos suministros de oficina son utilizados exclusivamente por un proyecto, estos costos pueden reclasificarse como directos. Lo mismo sucede con los gastos bancarios, de transacciones y de impuestos, cuando los haya. 
• Contratos y Acuerdos: Establecer contratos específicos para servicios que benefician a un solo proyecto. Por ejemplo, un contrato de consultoría exclusivo para un proyecto puede ser considerado un costo directo, los seguros, capacitaciones al equipo, entre otros. 

Para saber más sobre este tema, se puede estudiar el manual de USAID eCFR :: 2 CFR Part 200 Subpart E — Cost Principles 

En conclusión, la gestión adecuada de costos directos e indirectos es esencial para la planificación y ejecución eficiente de cualquier proyecto y para la sostenibilidad de la organización. Comprender la diferencia entre estos tipos de costos, justificar adecuadamente los costos indirectos y, cuando sea posible, convertir costos indirectos en directos, puede mejorar significativamente la transparencia financiera y la efectividad en la gestión del proyecto. Esto no solo facilita la obtención de financiamiento, sino que también asegura una asignación más precisa de recursos y una ejecución más eficiente de las actividades del proyecto.